W poprzednim wpisie „Mental 5S” przedstawiłem pierwsze trzy kroki metody zaadaptowanej do „posprzątania” umysłu, znanej i stosowanej w halach produkcyjnych oraz obszarach biurowych. Można by je streścić w trzech słowach: wiem, czego chcę.
Z tak wykonanym „zadaniem domowym” przychodzę na spotkanie z zespołem, z którym rozważam wdrożenie ciągłego doskonalenia w firmie. Wszyscy dzielą się swoimi odkryciami. Można to ograniczyć tylko do sfery zawodowej, jednak dobrze jest poznać priorytety członków zespołu w obszarze prywatnym. Nie trzeba się tutaj dzielić wszystkim. Przypomnę o korelacji: to, co ważne w pracy zawodowej nie może być w jawnej sprzeczności z tym, co ważne poza nią. Chodzi o to, by na takim spotkaniu dojść do konsensusu zanim zabierzemy się do wdrażania Lean Management / kaizen / Six Sigma / ToC, czy innych metod doskonalenia.
Po wielu latach pracy z ludźmi w różnych firmach zauważam, że brak takiego podejścia jest prostą drogą do porażki. Może się okazać, że zespół odpowiedzialny za pilotażowe wdrożenie jest skompletowany z przypadkowo wybranych ludzi, którzy akurat „mają czas”, albo po prostu zostali wskazani przez przełożonych (popularnie mówi się „z łapanki”). Zdarzają się prawdziwi entuzjaści, jednak szybko okazuje się, że ich zapał płonie równie mocno, gdy pojawia się każda możliwość odmiany, a ciągłe doskonalenie jako metoda tak naprawdę ich nie interesuje.
Zespół, który potrafi realizować określony cel
Te trzy pierwsze kroki M5S, o ile zostaną przeprowadzone szczerze i uczciwie, bardzo ułatwiają skompletowanie zespołu z ludzi, którzy potrafią wspólnie realizować określony cel. Piszę tu nie tyle o zgodności w tym, co sami określili jako ważne dla siebie, ale co z tego wynika. Osobiste cele mogą być różne, ale w ich osiągnięciu może pomóc zaangażowanie w realizację wspólnego celu. Gdyby podczas okazało się, że znaczna część osób nie zaangażuje się z pasją, długoterminowo, w działania doskonalące, należy powtórzyć to jeszcze raz, aż do skompletowania zespołu, który będzie w stanie udźwignąć trud utrzymania motywacji do wdrażania ciągłego doskonalenia.
SEIKETSU, standaryzacja, opracowanie standardów, ale także metod ich doskonalenia
W klasycznym 5S kolejnym krokiem jest standaryzacja. Wdrożony w poprzednich trzech krokach porządek mentalny także powinien podlegać standaryzacji. Może to zabrzmieć dziwnie i obco, biorąc pod uwagę naszą kulturę spontaniczności i elastyczności: swój standard powtarzam codziennie, i codziennie staram się go udoskonalić. Nie jest to mantra, ponieważ mantra nie niesie ze sobą treści, tylko jest pomocą w utrzymaniu skupienia. Nie jest to także modlitwa, bo odnoszę się do siebie samego i tego, co ustaliłem, że jest dla mnie ważne. Doskonalony wewnętrzny standard pozwala mi zachować świeżość i odpowiednią perspektywę, które są konieczne wobec pojawiających się w sposób nieunikniony różnorakich zakłóceń i zniechęceń.
W utrzymaniu chodzi o zachowanie osiągniętego poziomu po to, by w stabilnych warunkach przeprowadzić kolejny cykl doskonalący. Tą stabilność gwarantuje standaryzacja. Człowiek, tak jak i jego otoczenie, podlega różnym wpływom i zmianom, dlatego też standardy nie są wykute w granicie – muszą być żywe i nieustannie dopracowywane. Czymże jest postęp u wyczynowego sportowca, jak nie doskonaleniem standardu w danej dyscyplinie? Z pomocą trenera i całego zespołu wspierającego, zawodnik wypracowuje pewien zespół zachowań wpływających na całe jego życie, a następnie doskonali je i nieustannie standaryzuje, by osiągać coraz lepsze wyniki. Gratyfikacją jest szacunek i sława, a w sporcie wyczynowym także pieniądze.
SHITSUKE, ostatni, ale bardzo ważny krok
Samodoskonalenie, samodyscyplina, gwarantujące utrzymanie osiągniętych rezultatów oraz działania na rzecz ciągłej poprawy. Z poprzednim krokiem ściśle związane jest samodoskonalenie. Może się odbywać nie tylko na płaszczyźnie mentalnej. Przykładowo, ja wybrałem bieganie na długich dystansach, w terenie. Celowo unikam rywalizacji w zawodach, ponieważ głównym moim rywalem jestem ja sam. Jest to przyjemne, ale – przynajmniej dla mnie – trudne i meczące. Nie ma mety, na której czekają wiwatujące tłumy, albo przynajmniej bliscy i znajomi. Nie ma pamiątkowych medali – dostają je wszyscy, którzy ukończą dany bieg w limicie czasowym. Jest to natomiast sposób utrzymania i doskonalenia standardu mentalnego, który sobie wypracowałem. Jest to także dobry, samo potwierdzający audyt. Biegacze długodystansowi uważają, że w tego typu aktywności ważne są nie tylko nogi, ale i głowa.
Rytuały – klucz do sukcesu?
Zaproponuję w tym miejscu dwa sposoby, podane przez o. Anselma Grüna OSB, niemieckiego benedyktyna, który doradza także wielkim korporacjom w sprawach związanych z zarządzaniem. Zaczerpnąłem je z książki „Zarządzanie, przywództwo a duchowość”, będącej zapisem pierwszej konferencji na ten temat zorganizowanej w Opactwie Tynieckim, w lipcu 2018 roku. O. Anselm proponuje wypracowanie własnych rytuałów. Według Greków tworzenie rytuałów jest czasem „świętym”. Jest to coś, co pozostaje ukryte przed światem. Własny rytuał pomaga utrzymać wysoką motywację i korygować ją z biegiem upływających lat. Wypracowany i udoskonalany rytuał staje się jednym z głównych filarów mentalnego „5S”. W moim przypadku takim rytuałem są biegi długodystansowe, ale każdy może i powinien wypracować swój własny, unikalny, niezależny od wpływów zewnętrznych rytuał.
Drugim sposobem, który o. Anselm zaleca, jest „zamykanie drzwi”. Jestem bombardowany i kuszony przez wiele możliwości i opcji. Powinienem umieć zdecydowanie zamknąć przed nimi drzwi – by się od nich odciąć, rzadziej, by do jakiejś z nich powrócić w odpowiednim czasie. Nie lubimy tłoku i ścisku, ale dopuszczamy, by takie warunki panowały w naszych umysłach. Dlatego też wszystkie graty i „przydasie” (to się może na coś przydać) wyrzucamy za drzwi, a także pilnujemy, by nic nowego, bez opisanej w pierwszych trzech krokach prezentacji i analizy, nie przekroczyło progu naszej uwagi i zaangażowania.
Zdaję sobie sprawę, że trudno jest przekonać ludzi do wykonania czegoś podobnego do M5S. Jednak równie trudno jest skutecznie wdrożyć zwykłe 5S, tak, by nie pozostało tylko, ciekawą, czasem zabawną akcją zleconą przez kierownictwo. Wiem, „niskie stawki […] długie godziny pracy” i nigdzie tu nie ma szacunku i sławy. Dlatego, żeby wdrożyć 5S w firmie, należy zacząć od wdrożenia i utrzymania mentalnego 5S.
Henryk Metz
