Jakie są najważniejsze cechy ERP?
Z pewnością zauważyliście, że lubię dalekie skojarzenia. W tym przypadku nawiązuję do tytułu kultowego horroru sci-fi „Obcy, ósmy pasażer Nostromo”. Dlaczego? O tym za chwilę. W poprzednim wpisie poruszyłem (ponownie) temat systemów ERP i tego, czy wspierają, czy też przeszkadzają nie tylko w realizacji procesów biznesowych, ale także, a może przede wszystkim w ich doskonaleniu. Temat jest bardzo obszerny, ale nie chciałbym dalej skupiać swojej i czytelników uwagi na nim.
Chęć posiadania doskonałego narzędzia
Nawiązanie do tytułu filmu jest nieprzypadkowe. Mówimy – zakładając klasyczne podejście do doskonalenia – o siedmiu typach marnotrawstwa. Moim zdaniem nieprawidłowo wdrożony i eksploatowany system ERP to „obcy, ósmy” typ mudy. Obcy, bo przywleczony z zewnątrz, wdrożony na życzenie, a właściwie żądanie menedżerów firmy. Fani cyklu filmów o Obcym z pewnością pamiętają, jak to scenarzyści kolejnych odsłon tej sagi pchali załogi kolejnych wypraw, a nawet całe kolonie, w szczęki bezwzględnych bestii. Powodem zawsze była chęć posiadania doskonałego narzędzia przez decydentów jakiejś enigmatycznej korporacji.
Wykorzystać najważniejsze zasoby
Może to zbyt odważne porównanie, ale źle przeprowadzone wdrożenie systemu ERP skutkuje wprowadzeniem do firmy patogenu, który rozwijając się tworzy kolejne wersje potwora pożerającego zasoby firmy i generującego wszelkie znane rodzaje marnotrawstwa. Autorzy książki „To jest Lean – Rozwiązując paradoks efektywności” – Niklas Mödig i Pär Åhlström – patrzą na firmę z ciekawej, bardzo użytecznej perspektywy. Zastanawiają się, jak znaleźć najlepszy z możliwych, oczywiście dla danej firmy, sposób zrównoważenia efektywności procesu i efektywności wykorzystywanych zasobów. Czytelnik domyśla się, że równoczesne, 100% wykorzystanie zasobów oraz możliwości procesu jest niemożliwe. Najważniejsze zasoby to te, które generują przychód firmy, a uściślając te, które tworzą wartość: dla Klienta i dla firmy. Pozostałe zasoby – muda konieczna – powinny być wykorzystywane w najmniejszym, możliwym stopniu, tak, by biorąc udział w procesie generującym przychody, równocześnie nie pomniejszały wartości.
Założenia i cechy ERP
Czy systemy ERP są zbędne? Tego nie twierdzę. Pojawiają się już rozwiązania IT, które w udany sposób integrują przydatne funkcjonalności systemów ERP i CRM. Nie wymienię ich z nazwy, bo to byłaby krypto-reklama. Jakie są założenia i cechy dla takiego systemu?
Założenia:
- Nie działa w próżni. To znaczy: podchodząc do wdrożenia nie zakładamy, że likwidujemy wszystko, na czym firma dotychczas działała i zastępujemy to nowym rozwiązaniem.
- Umożliwia nieustanne doskonalenie. Czyli: spełnia podstawowe założenia metod ciągłego doskonalenia wspierając małe, krokowe zmiany, takie jak doskonalenie procesów, czy wymiana lub likwidacja zbędnych komponentów IT.
- Jest „przeźroczysty” dla procesów. Nie narzuca (wspomniane poprzednio frameworki w systemach ERP) sztywnych szablonów. W prosty i nisko kosztowy sposób można w nim zmieniać tzw. workflow.
Cechy (nie rozróżniam tu, czy ERP, czy CRM – za mało miejsca na takie dywagacje):
- Na poziomie styku Firma – Klient „Mini-Max” (minimum kontaktów, maksimum efektów): Klient zgłaszając swoje potrzeby zostaje obsłużony w satysfakcjonujący go sposób, w możliwie najkrótszym czasie.
- Na poziomie procesu (workflow) „wiem, co robić”: system wspiera wszystkich pracowników w działaniach operacyjnych związanych z realizacją potrzeb Klienta,
- Na poziomie szeroko pojętego back-office „Just-In-Time”: wszystkie działania (workflow) są podejmowane w odpowiednim czasie i dostarczają odpowiednie rezultaty, i nic ponad to.
Poziom infrastruktury, własnej lub dzierżawionej, sposób realizacji wdrożenia i eksploatacji takiego rozwiązania, to tematy wykraczające daleko poza obszar ciągłego doskonalenia, którym tu się zajmujemy. Zainteresowanych namawiam do dyskusji i kontaktu. Technologie informatyczne mogą przynieść wiele korzyści, ale i stać się obcym, ósmym typem marnotrawstwa.
Henryk Metz
