Zbędne zapasy królestwem kosztów
Powiedzenie „za króla Sasa jedz, pij i popuszczaj pasa” nawiązuje do trzydziestoletniego okresu panowania w Polsce monarchy elekcyjnego Augusta III Wettyna (1733-1763). Powszechnie uważa się, że oznacza dobrobyt, który nastał po czasach głodu i ubóstwa Polski w czasach wojny na początku XVIII wieku. Jednak to powiedzenie ma charakter negatywny. Nieustanne zabawy i biesiady szlachty i magnaterii w owych czasach trudno uznać za symbol dobrobytu i rozwoju. Brak możliwości podejmowania strategicznych decyzji – tylko jeden zakończony zjazd sejmu, reszta była zrywana przez 27 lat – miał negatywny wpływ na dalsze losy Polski.
Ognisko zapalne
Skąd taka refleksja na początku rozważań, których głównym tematem ma być ciągłe doskonalenie w biznesie? Nasunęła mi się w trakcie realizacji prac w jednej z firm, w której zidentyfikowałem nadmierne zapasy magazynowe, przede wszystkim surowców i opakowań. Magazyn to miejsce, w którym – moim zdaniem – jak w soczewce skupiają się główne problemy firmy. Duże zapasy – duże problemy. Duże zapasy oznaczają także zamrożenie sporej ilości gotówki, która powinna być w ciągłym obrocie. Duże zapasy generują często dodatkowe koszty, związane chociażby z koniecznością wynajmu dodatkowej powierzchni magazynowej i opłatami za dodatkowy transport. Naturalną tendencją powinno być dążenie do utrzymywania jak najmniejszych zapasów magazynowych, ich szybkiej rotacji, co wymusza także sprawną logistykę wewnętrzną oraz dokładne planowanie.
Okazuje się, że nie jest to takie oczywiste. Jednym z argumentów przedstawianych jako „dowód” na potrzebę utrzymywania wysokich (czytaj „wystarczających”) zapasów magazynowych jest… orientacja na Klienta. Klient powinien otrzymać swoje zamówienie tak szybko, jak to tylko możliwe. Z tym oczywiście w pełni się zgadzam. Pozostaje jednak pytanie: jakim kosztem?
Zapasy poza magazynem
Poza kosztami bezpośrednimi, takimi jak wartość zapasów, koszt powierzchni magazynowej (własnej, wynajętej), dodatkowe koszty transportu, powstają także koszty pośrednie, często ukryte. Należą do nich koszty związane z powstającymi, często spontanicznie, „lokalnymi magazynkami”, polami odkładczymi i regałami z „zapasem wymaganym do utrzymania ciągłości produkcji na zmianie”, a także dodatkowymi kursami transportu wewnętrznego (wózki widłowe) pomiędzy magazynami głównymi a „magazynami wydziałowymi i podręcznymi”. Te z kolei prowadzą do gromadzenia jeszcze większych zapasów „podręcznych”, ponieważ transport wewnętrzny nie nadąża z dostawami. Zwiększone zapotrzebowanie na logistykę wewnątrzzakładową skutkuje tworzeniem dodatkowych stanowisk dla operatorów wózków oraz związaną z tym konieczność zakupu dodatkowego wyposażenia.
Zbędne zapasy współczesnym popuszczaniem pasa
Jednym zdaniem współczesna wersja „jedz, pij i popuszczaj pasa”. „Przejada się i przepija” na dodatkowe koszty to, co mogłoby stać się zyskiem firmy, a firma, do pewnego czasu, „popuszcza pasa” zwiększając koszty, w tym zatrudnienie, powierzchnie magazynowe oraz ilość sprzętu.
Jakie kroki, i w jakiej kolejności należy podjąć, by poradzić sobie z tym problemem?
Po pierwsze: przeprowadzić inwentaryzację miejsc składowania surowców i opakowań w firmie. Powtórzę: miejsc, tylko z ogólną informacją, co w nich jest składowane.
Po drugie: przeanalizować organizację transportu wewnętrznego, a w szczególności – ruchy surowców i opakowań pomiędzy magazynami głównymi oraz wszystkimi „podręcznymi” miejscami składowania. Analiza, poza np. wykresem spaghetti, obejmuje także analizę czasu poszczególnych działań oraz sposób zlecania transportu wewnętrznego, co najprawdopodobniej jest ściśle związane ze sposobem planowania produkcji i codziennej realizacji planu.
Po trzecie: sporządzić mapę sytuacji obecnej, wykorzystując na przykład technikę VSM/LVSM (Logistic Value Stream Mapping), na podstawie której, uwzględniając zależności czasowe, łatwiej jest zidentyfikować wąskie gardła i zbędne (lokalne) miejsca składowania.
Po czwarte: przygotować propozycję stanu oczekiwanego (LVSM) i plan dojścia do niego, z uwzględnieniem zmian w planowaniu produkcji, a przede wszystkim zlecaniu dostaw surowców i opakowań, z pominięciem, o ile to możliwe, magazynów lokalnych. Tu z pewnością przyda się wdrożenie systemu kanban, być może w wersji e-kanbanu (elektronicznego kanbanu), który opisałem w poprzednim artykule.
Henryk Metz
