Zbliża się Nowy Rok (piszę to w grudniu), w związku z tym wiele osób będzie podejmowało tzw. „postanowienia noworoczne”, czyli – to oczywiście moje zdanie – działania pozorowane „chciałbym/chciałabym coś zmienić, ale…” Kończy się na postanowieniach, albo na inicjacji działań, a po pewnym czasie ich zaniechaniu. Dlatego też, w duchu refleksji związanych z kończącym się rokiem chciałbym zasugerować wdrożenie zasad „5S” w obszarze własnego umysłu.
Określenie być może mało precyzyjne, ale mam nadzieję, że uda mi się je bardziej skonkretyzować. Chciałbym także podkreślić, że nie będzie to opis wydumanych działań. Opiszę swoje własne „Mental 5S” – w skrócie M5S, które wprowadziłem jedenaście lat temu i utrzymuję do dzisiaj.
Zadałem sobie kiedyś pytanie: jak można wdrażać 5S na hali produkcyjnej, czy w przestrzeni biurowej, a tym bardziej dbać o jego utrzymanie i rozwój, kiedy przystępujący do tego ludzie sami wymagają przynajmniej wstępnego uporządkowania? Już słyszę głosy, że przygotowaniu ludzi służą szkolenia, programy, kampanie informacyjne, oraz inne działania uświadamiające. Zgadzam się z tym, jednak nadal będę się upierał, że to wszystko jest niewystarczające. Dlaczego? Ponieważ taka jest natura ludzka: można się czegoś uczyć latami, ale czymś zupełnie innym jest praktyka. Poza tym motywacja, która zwykle pojawia się podczas szkoleń, zwykle przeradza się w słomiany zapał, stopniowo wygasa, słabnie i wszystko powraca na stare tory. Bywa, że silny lider potrafi wymusić ciągłość działań, jednak są to przypadki odosobnione, a poza tym taki styl pracy generuje ciągłe napięcia i prowadzi do konfliktów.
Przejdźmy zatem do konkretów. Ernest Shackleton tak motywował potencjalnych kandydatów na wyprawę polarną w swoim ogłoszeniu: „Szukam mężczyzn na niebezpieczną wyprawę. Niskie stawki, upiorny mróz, długie godziny w całkowitej ciemności. Szczęśliwy powrót stoi pod znakiem zapytania. W przypadku sukcesu czekają cię szacunek i sława.” Chwytliwe i skuteczne, biorąc pod uwagę, że po wyruszeniu na wyprawę nie było już odwrotu. Kiedy wyobraźnia kandydata, który stał się członkiem wyprawy, osłabła i przestała działać, statek był daleko od brzegu. Na tym etapie cel pozostawał ten sam, ale motywacja ulegała diametralnej przemianie: przeżyć i wrócić, możliwie bez uszczerbku na zdrowiu. Czy wdrażając 5S na swoim stanowisku pracy można oczekiwać szacunku i chwały? Wątpliwe. Czy motywacją staje się przeżycie? Jeden ze znanych mi – moim zdaniem bardzo dobrych – konsultantów, szkoląc motywował uczestników mówiąc, że „walczycie o swoje stanowiska pracy”. Przytaczam i pozostawiam bez komentarza. Co pozostaje?
Sortowanie – czyli co jest dla mnie nieważne
Pierwsze „S” – SEIRI, czyli sortowanie, albo selekcja. Identyfikacja i usuniecie wszystkiego, co zbędne. Z tym działaniem skojarzona jest zazwyczaj akcja czerwonych kartek. Proponuję zadać sobie oraz pracownikom – o ile prowadzicie działania z innymi ludźmi – zadanie wypisania tego, co ważne, tak w pracy zawodowej, jak i w życiu prywatnym. Niech to będzie forma osobistej „burzy mózgu”: należy wypisać, na jednej białej kartce, wszystko, co przychodzi do głowy, bez analizowania i zastanawiania się, bez wymyślania na siłę, szczerze i uczciwie. To zadanie należy wykonać prywatnie, bez towarzystwa i współpracy z innymi. Pojawią się zapewne takie sprawy jak: pieniądze (satysfakcjonujące wynagrodzenie), dobra atmosfera w pracy i w domu, czas dla rodziny, rozwój osobisty i zawodowy, itp. To są sprawy oczywiste, jednak zbyt często maskują prawdziwe potrzeby, sprawy ważne oraz cele. Może się okazać, że to, co naprawdę jest dla mnie ważne, z pewnych powodów przesuwam do sfery marzeń, choć chciałbym, by były mocno osadzone w sferze dążeń, której poświęcam swój czas i wysiłek. Na tym etapie zwracam uwagę na skłonność do myślenia życzeniowego: „dobrze byłoby, gdyby …, ale …” – chcę i boję się. W pierwszym kroku pozostawiam jedynie to, co chcę, co dla mnie jawi się jako ważne i zdecydowanie unikam myślenia o przeszkodach.
Systematyka w mentalnym 5S
SEITON, innymi słowy porządkowanie i wyznaczanie odpowiednich miejsc dla tego, co pozostaje i jest konieczne do bieżących działań. W moim M5S dopiero w tym kroku używam czerwonych i zielonych kartek. Na zielonych wpisuję po dwa, najwyżej trzy ważne dla mnie rzeczy (cele długofalowe) w życiu osobistym i w życiu zawodowym. Każdą z nich na osobnej karteczce. To analiza wstępna, po której następuje szeregowanie, czyli ostateczne ustalenie priorytetów. Przy ich ustalaniu zwracam uwagę na korelację tego, co dla mnie ważne w życiu osobistym z tym, co traktuję jako ważne w sferze zawodowej.
Sprzątanie – czy jesteś w stanie odrzucić “ważne” cele?
SEISO, sprzątanie, utrzymywanie stanowiska pracy w porządku. Z tym krokiem najczęściej jest utożsamiane całe „5S”. W M5S stanowiskiem pracy jest umysł. Dlatego też w tym kroku „usuwam” wszystkie te rzeczy ważne (cele), które pozostały na białej liście, ale nie znalazły się na zielonych kartkach jako priorytetowe. Pozwala to zauważyć, jak zabałaganiony jest umysł, skupiający się prawie wyłącznie na „chceniu” tego, czy tamtego i żałowaniu, że to „się nie dzieje”. Wspomniany już Ernest Shackleton prosto i jasno określił warunki realizacji i – motywując – odwołał się do próżności, chęci zyskania sławy. Jego zielone kartki to szacunek i sława. Każdy, dla kogo te właśnie sprawy stały na pierwszym miejscu, zgłosił się na wyprawę.
Ograniczenie celów osobistych i zawodowych ustawia barierę, po której przekroczeniu nie powinno być możliwości odwrotu. To jak wypłynięcie statkiem na niebezpieczną wyprawę polarną: nie da się wrócić wpław. Dlatego tak podkreślam szczerość i uczciwość w określaniu tego, co ważne. Jeżeli przychodzę do firmy pracować jedynie po to, by zdobyć pieniądze na utrzymanie, nie będzie dla mnie ważne ciągłe doskonalenie. Jeżeli osobisty rozwój oznacza tylko zdobywanie kolejnych certyfikatów i wydłużanie listy kompetencji, to zwykle kończy się to poszukiwaniem atrakcyjniejszej oferty na rynku pracy a nie zaangażowaniem w doskonalenie firmy, by ta właśnie stawała się coraz bardziej atrakcyjna. Bariera ustawiona w umyśle musi być na tyle silna, by powrót poza nią nie był kuszący, ani brany pod uwagę jako możliwa alternatywa. Tą barierę ustawiam po posprzątaniu, odrzuceniu wszystkich spraw być może ważnych, ale nie będących priorytetami.
To, co pozostaje, musi być warte utrzymania, i to w należytym porządku. W moim przypadku sprawy najważniejsze to takie, które chcę realizować możliwie przez całe moje życie, i które są dla mnie przyjemne. Tak, nie pomyliłem się – przyjemne. Niewiele osób w długiej perspektywie zechce realizować to, co jest przykre, uciążliwe, nudne. To, co przyjemne, może być trudne, wymagające poświęcenia, ale warte nagrody: szacunku, sławy, albo innych nieprzemijających wartości.
Co dalej?
Pierwsze trzy kroki, to szybki warsztat – w tym przypadku w głowie i z kartą papieru. Ciekaw jestem, czy spróbowałeś.
Wkrótce widzimy się w drugiej części tego wpisu, w trudniejszej fazie – utrzymania.
Chcesz więcej? Podziel się swoimi refleksjami w komentarzu. Jak Ty podchodzisz do swojego mentalnego 5S? Czy widzisz również zależność między wewnętrznym uporządkowaniem człowieka, a umiejętnością organizacji miejsca pracy? A może to działania totalnie niezależne? Podziel się swoją opinią poniżej.
